Закулисье мероприятий или почему организация проекта интересней самого проекта.


«Первое правило супер героя: ничто никогда не идёт по плану» (с) Черный Плащ.
Когда зритель видит готовую работу – он чаще всего даже не задумывается, какая из декораций держится на скотче, почему актёр прихрамывает и почему у организатора глаз дёргается.
100_5645.JPG

На бумаге, организация семинара или тренинга дело не сложное: придумать интересную идею→ проработать программу→ подготовить место→ собрать людей→ провести мероприятие. Но на практике, событие, которое вы видите несколько часов, организовывается месяцами.

Все нюансы продумываются ещё на первой стадии. Распределяется работа, учитываются возможные заминки, просчитывается бюджет. На этом этапе у всех горят глаза. Впереди ещё куча времени, проект интересный, погнали! … да? А вот как бы не так.

Практически в каждом нашем проекте «выскакивают» какие-то форс-мажоры. Сначала это пугало. Потом, расстраивало. Потом думали, что это из-за неопытности и ждали, когда же оно пройдёт. Сейчас – остался только ироничный дух авантюризма. Шишь угадаешь, что может произойти. Организация стала похожа на игру в покер с самой Вселенной.

Вот вам всего несколько реальных историй, которые со мной приключались на первых шагах:

  • выбрать заброшенный лагерь, в который за три дня до мероприятия наехали байкеры и устроили вечеринку на неделю
  • выбрать поляну через мост, который является режимным объектом и охраняется вооруженными солдатами
  • выбрать заброшенный объект, который оказался законсервированными военными складами, которые охраняются вооруженной охраной
  • назначить мероприятие на день, город и даже район, где проходят крупные соревнования по ножевому бою
  • назначить и подготовить мероприятие, а потом узнать, что твои конкуренты по твоим наработкам и с твоей аудиторией провели это мероприятие на твоей же локации за неделю до тебя.
  • придумать план, подготовить проект, а твой партнёр, пока ты прикрываешь его на работе, идёт и договаривается с ключевыми фигурами и спонсорами от своего лица так, будто это его сольный проект. А потом, когда план срабатывает, он потерял к проекту интерес и уехал в село бухать с друзьями.
  • назначить мероприятие на колоритной локации, а её за два дня смывает ливнями до неузнаваемости.

Я могу так долго продолжать =)
Сейчас, когда хватает опыта и есть команда, стараемся «подстилать солому» везде, где только можно. Для каждого плана Б есть свой план Б. Локации сразу выбираем 2-3, договариваемся за аренду нескольких залов и т.д. И казалось-бы…. Ан-нет…1.jpg

Проводили мы семинар в Киеве. Сам я тогда ещё находился в Карпатах, т.ч. аренда помещения проходила в телефонном режиме. Всё выяснил, всё устраивает.
Я приехал за 2 часа до мероприятия и узнал, что всё круто, но.... Но там нет стульев. Вообще. Пустой зал. Хоть стой, хоть на корточки садись.

Побежал к владельцу. тот сказал, "хочешь, возьми кресла". Думаю, кресла - это тема. Побежал, нашел. Оказалось - это кресла-мешки. Знаете, такая плотная материя, набита шариками. Удобно, но там сидеть невозможно. Только полулёжа. Для серьёзного семинара, где люди будут записывать - не вариант.

Побежали в соседнюю школу, просить там стулья. Думаю, в субботу учеников нет и можно без проблем попросить.
08_big.jpg
Упертый охранник заявил, что без разрешения завуча он не пустит, потому, что его уволят. Самого завуча сейчас нет в школе, ибо выходной. Её номер он также дать не может, ибо выходной и его уволят. И сам позвонить не может, ибо его уволят. От денег отказался, ибо…
Удивительная преданность своему рабочему месту. Тем временем, через 60 минут начнётся семинар.

Сломя голову бежим в супермаркет. Покупаем всё необходимое для кофе брейка (перекуса) и кое-что жидкое для охранника. Терпеть не могу такой подход, но время жмёт.

Наш преданный сотрудник расцвел! Щёчки порозовели глазки засверкали, ручки потянулись к пакету. Слабенькое вино творит чудеса. «Охранник года» запорхал крылышками, показывая, что и как можно выносить из школы. И во времени мы не ограничены, и помочь он с радостью хочет, и вообще бы сам пошел на наш семинар, да любимая работа не пускает.
Нда. Сказал бы сразу, чего хочет – сэкономили бы время.
Это был наш первый семинар, где участники 30 минут носили стулья). Зато всем так понравилось, что зал дважды продлевали (это уже за наш счет).
100_5553 - копия.JPGHQjcut72yRo.jpg

Нравится мне эта игра со Вселенной. Из попытки задавить маленького меня это переросло в флирт с большими нами*.

П.С. История про стулья была предисловием к другой истории. С ней слишком длинная лента получается. Вторую историю кину отдельным постом. Чтобы читабельней было.


Comments 3


репост конечно

21.08.2017 08:58
0