Алгоритмы работы при подготовке мероприятий. Бери и делай


Дорогие друзья! Делюсь с вами алгоритмами работы для подготовки клубных мероприятий (их можно использовать для любых мероприятий, немного подработав). Документ видоизменялся в течение нескольких лет.   

Скажу кратко несколько слов о направлениях деятельности. ООО «Леди»  изначально создавалось под редакцию журнала, мы используем Упрощенку,  но об этом позже.  Работа коллектива состоит из трех направлений:   
- сама редакция журнала;  
- клуб, объединяющий читателей, авторов, сотрудников редакции;  
- сайт предприятия.    

По этим трем направлениям и расписывались алгоритмы.   

Пост будет вам полезен:  
 1. Если вы задумали открыть свое предприятие в сфере коммуникаций;  
 2. Если у вас уже есть подобное предприятие, но вы хотите упорядочить и сделать более эффективной его работу. 

Первые статьи по теме вот:

Алгоритмы работы редакции журнала. Личный опыт и документ
Алгоритмы работы редакции. Бери и запускай

                          Подготовка и проведение мероприятий  

- Планирование мероприятий
= Бюджет (ориентировочно)
= Написание сценария  
= Написание технического плана проведения мероприятия  
= Назначение ответственных за мероприятие или его части  
= Определение объема работы для каждого работника  

- Поиск спонсоров и партнеров (если предусмотрено)  
= Определение алгоритма поиска спонсоров/партнеров и временных рамок
= Составление «говорилки» для менеджеров»  

- Подготовка документации для спонсоров  
= Пресс-релиз (КП) для спонсоров  
= Приглашения для спонсоров  
= Заключение договора  
= Сбор спонсорских подарков для вручения на мероприятии  
= Сбор рекламного материала спонсоров для распространения на мероприятии, тексты спонсоров
= Составление списка спонсоров  

- Подготовка документации для гостей/членов клуба  
= Пресс-релиз  
= Составление «говорилки» для приглашения  
= Приглашения (если необходимо)  
= Составление списка участников мероприятия  
= Составление грамот или сертификатов для победителей

- Подготовка реквизита в соответствии со сценарием
= Что подготовить из имеющегося
= Что купить

- Наем дополнительного персонала (в случае необходимости)
= Поиск работников
= Найм работников, договор

- Сбор средств с участников (если предусмотрено)
= Алгоритм сбора средств  
= Ответственный, контроль 

- Пост-релиз и освещение в СМИ   
= распространение пост-релиза  
= учет отзывов «СМИ о нас»  

- Подсчет реальных финансовых вложений и распределение вознаграждений работников (если предусмотрено)
= Система подсчета

- Архивация и хранение данных о мероприятии
= Сбор материалов, отвественный
= Система хранения материалов, ответственнный

Прописав все эти позиции, вы избавите себя от необходимости  решать вопросы "по мере их возникновения", а также предоставите  возможность персоналу четко представлять свои обязанности. 

Товарищи организаторы! Вносите свои поправки, плиз! 

Спасибо за внимание, с вами Наталья, @ladyzarulem


Comments 7


Вот спасибо! Как раз искал краткий и понятный алгоритм для организации нового мероприятия.

19.06.2017 09:05
0

привет, @eduard! буду очень рада, если пригодится! ))

19.06.2017 12:45
0

@ladyzarulem, пожалуй, репостну себе. Мне понравилось, спасибо! Я хоть и противник планирования, так как планы обычно улетают в ... трубу. Но то, что я прочла, мне пригодится:)

19.06.2017 09:06
0

ура! спасибо большое за репост! @baltiyka

19.06.2017 12:49
0

Предлагаю один из тегов изменить на #яэксперт
ибо статья профессиональна и со знанием дела

19.06.2017 09:07
0

привет, да, Сергей, обязательно сделаю. как-то сразу не подумала )) благодарю за подсказку!

19.06.2017 12:50
0